Privacyverklaring
Carnavalsvereniging De Vrolijke Drammers, Loil — versie 9 oktober 2026
Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens van onze leden, deelnemers, kopers van kaarten, adverteerders en bezoekers. In deze verklaring lees je welke gegevens we gebruiken, waarvoor, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Dit geldt voor de website www.vrolijkedrammers.nl, de app De Vrolijke Drammers en onze ledenadministratie.
Wie zijn wij?
Carnavalsvereniging De Vrolijke Drammers uit Loil (KvK 40122564) is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. Vragen over privacy stel je aan het secretariaat: het contactformulier .
Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?
Leden en ouders/verzorgers
- Naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer: voor de ledenadministratie, uitnodigingen en verenigingsberichten.
- Soort lidmaatschap, lid sinds, groep of dansgroep: voor contributie, kaarten voor de pronkzitting en de indeling.
- IBAN en machtiging: om de contributie automatisch te incasseren. Je IBAN slaan we versleuteld op.
- Bij leden jonger dan 15 jaar: de gegevens van de ouder of verzorger, die het account beheert.
Account in de app en op de website
- E-mailadres en inloggegevens: om in te loggen. Inloggen gaat via Microsoft (Entra External ID); wij krijgen je wachtwoord nooit te zien.
- Toestelgegevens (een toestel-ID en een sleutel op je telefoon): zodat je ledenticket (QR-code) en munten alleen op jouw telefoon werken en niet gekopieerd kunnen worden.
- Pushtoken: om je meldingen te sturen. Welke meldingen je krijgt, stel je zelf in de app in.
Toegang tijdens carnaval en activiteiten
- Scans van je QR-code of handmatige check-in bij de ingang (tijdstip, uitkomst): voor de toegangscontrole.
Kaarten en munten
- Naam, e-mailadres, bestelling en betaalstatus: om je bestelling te leveren en de administratie te voeren. Betalen gaat via Mollie (iDEAL); je bankgegevens worden door Mollie verwerkt, niet door ons.
Optocht
- Contactpersoon, groepsnaam, bouwadres, aantal deelnemers, onderwerp en eventuele documenten en foto's: voor de inschrijving, de opstelling, de jurering en de uitslag.
Adverteerders
- Bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, telefoon, e-mailadres, en bij een machtiging het IBAN: voor de advertenties en bijdragen in ons carnavalsblad, facturen en incasso.
Contactformulier en e-mail
- Naam, e-mailadres en je bericht: om je vraag te beantwoorden. Tegen spam gebruiken we Cloudflare Turnstile.
- Nieuwsbrieven en uitnodigingen sturen we aan leden; afmelden kan via de link onderaan elke nieuwsbrief. Berichten die voor je lidmaatschap nodig zijn (zoals de contributie) blijven we sturen.
Foto's
- Op de website en in de app plaatsen we foto's van activiteiten. Bij het aanmelden als lid geef je aan of foto's waarop jij te zien bent getoond mogen worden. Staat er een foto van jou op die je liever niet ziet, laat het ons weten; dan halen we hem weg.
Op welke grond?
- Overeenkomst: je lidmaatschap, een bestelling of een inschrijving voor de optocht.
- Wettelijke plicht: de financiële administratie moeten we 7 jaar bewaren.
- Gerechtvaardigd belang: de vereniging goed laten draaien, verenigingsberichten sturen, toegangscontrole en het voorkomen van misbruik van tickets en munten.
- Toestemming: het tonen van foto's en het ontvangen van pushmeldingen. Je toestemming kun je altijd intrekken.
Wie kan je gegevens zien?
Alleen bestuursleden en vrijwilligers die ze voor hun taak nodig hebben, zoals de ledenadministratie, de penningmeester, de optochtcommissie of de deurcontrole. Iedereen ziet alleen wat bij zijn rol hoort.
We verkopen je gegevens nooit. We schakelen deze dienstverleners in, die alleen in onze opdracht werken:
| Dienstverlener | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | Opslag van de gegevens, website, app-server, inloggen en e-mail | Europese Unie (Zweden) |
| Mollie | Online betalen (iDEAL) | Europese Unie |
| Expo, Apple en Google | Bezorgen van pushmeldingen op je telefoon | Ook buiten de EU (VS), met passende waarborgen |
| Cloudflare | Spambeveiliging van formulieren (Turnstile) | Wereldwijd, met passende waarborgen |
| Onze bank | Uitvoeren van de automatische incasso | Nederland |
Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Ledengegevens | Zolang je lid bent; daarna 2 jaar, dan geanonimiseerd |
| Afgewezen aanmelding als lid | 6 maanden |
| Afgewezen accountaanvraag | 3 maanden |
| Inloggeschiedenis | 1 jaar |
| Scans bij de ingang | 2 jaar, daarna alleen nog als totalen |
| Bestellingen en betalingen | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Inschrijvingen voor de optocht | 3 jaar, daarna geanonimiseerd |
| Documenten bij een optochtinschrijving | 1 jaar |
| Meldingen in de app | 1 jaar |
| Pushtokens van toestellen die niet meer gebruikt worden | 6 maanden |
| Logboek van wijzigingen | 2 jaar; voor financiële en privacyzaken 7 jaar |
Beveiliging
Je gegevens staan in datacenters in de Europese Unie. Alle verbindingen zijn versleuteld en gevoelige gegevens, zoals je IBAN, slaan we versleuteld op. Beheerders loggen in met een extra beveiligingsstap en elke wijziging wordt vastgelegd in een logboek.
Cookies
De website gebruikt geen cookies om je te volgen en geen advertentie- of analysecookies. Alleen als je inlogt, bewaart je browser tijdelijk de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren, te laten verwijderen of over te laten dragen, en om bezwaar te maken tegen het gebruik ervan.
- Veel gegevens kun je zelf bekijken en wijzigen in de app onder Mijn gegevens.
- Je account verwijder je zelf in de app (Account → Account verwijderen).
- Voor al het andere mail je het secretariaat: het contactformulier. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de app nieuwe functies krijgt. De datum bovenaan laat zien welke versie dit is.